- KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Komunikasi adalah Suatu
proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain
dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama.Komunikasi juga
merupakan suatu interaksi sesama individu atau kelompok untuk saling memahami
dan saling bekerjasama.
Komunikasi
di dalam suatu organisasi merupakan salah satu aspek yang penting di dalam
mendukung terjalinnya kerjasama yang baik di dalam setiap bagian
organisasi.Unsur – unsur terjadinya komunikasi adalah:
·
Sumber: Semua peristiwa komunikasi akan
melihatkan sumber sebagai pembuat atau
pengirim informasi.
·
Saluran/media: Media adalah alat sarana
yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak.Dengan
adanya media,komunikasi akan diterima dengan mudah
·
Pesan: Proses komunikasi adalah sesuatu
yang disampaikan pengirim kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara
tatap muka atau melalui media komunikasi.
·
Penerima: Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim
oleh sumber. Penerima adalah elemen penting dalam proses komunikasi, karena
dialah yang menjadi sasaran dari komunikasi.
·
Pengaruh/efek: Pengaruh atau efek adalah
perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan oleh penerima
sebelum dan sesudah menerima pesan. Pengaruh ini biisa terjadi pada
pengetahuan, sikap dan tingkah laku seseorang.
- KLASIFIKASI
KOMUNIKASI
1. Dari
segi sifatnya :
·
Komunikasi Lisan
·
Komunukasi Tertulis
·
Komunikasi Verbal
·
Komunikasi Non Verbal
2. Dari
segi arahnya
·
Komunikasi Ke atas
·
Komunikasi Ke bawah
·
Komunikasi Diagonal Keatas
·
Komunikasi Diagonal Kebawah
·
Komunikasi Horizontal
·
Komunikasi Satu Arah
·
Komunikasi Dua Arah
3. Menurut
Lawannya :
·
Komunikasi Satu Lawan Satu
·
Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok)
·
Kelompok Lawan Kelompok
4. Menurut
Keresmiannya :
·
Komunikasi Formal
·
Komunikasi Informal
- PERUBAHAN
DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI
FAKTOR-FAKTOR DAN
PROSES PERUBAHAN ORGANISASI
Secara garis besar
faktor penyebab terjadinya perubahan dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu:
1.
Faktor ekstern.
2.
Faktor intern.
Faktor
Intern adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang
bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber antara lain:
·
Problem hubungan antar anggota.
·
Problem dalam proses kerja sama.
·
Problem keuangan.
Hubungan
antar anggota yang kurang harmonis merupakan salah satu problem yang lazim
terjadi. Dibedakan menjadi dua, yaitu: problem yang menyangkut hubungan atasan
bawahan (hubungan yang bersifat vertikal), dan problem yang menyangkut hubungan
sesama anggota yang kedudukannya setingkat (hubungan yang bersifat horizontal).
Faktor
Ekstern adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut
lingkungan. Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di
lingkungannya. Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan
perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya. Artinya,
perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu.
Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah
perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan pemerintah.
Perkembangan
dan kemajuan teknologi juga merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan.
Penggantian perlengkapan lama dengan perlengkapan baru yang lebih modern
menyebabkan perubahan dalam berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas
dan kuantitas tenaga kerja, jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan,
system penggajian yang diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang
ada dikurangi atau hubungan pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.
Proses
perubahan :
Dalam
suatu proses itu ada beberapa langkah untuk memenuhi tujuan organisasi tersebut
yaitu :
1.
Mengadakan Pengkajian
Maksudnya
adalah dalam organisasi tersebut diadakan suatu pengkajian atau proses penindak
lanjutan kegiatan – kegiatan atau cara – cara apa saja dalam organisasi
tersebut,misalnya diadakan pengkajian setiap sebulan sekali dalam organisasi
tersebut agar organisasi tersebut itu update dengan info- info yang dapat
menunjang kemajuan dan tujuan dari organisasi tersebut.
2.
Mengadakan Identifikasi
Maksudnya
adalah melakukan penyelidikan atau pemeriksaan secara detail tentang
permasalahan – permasalahan apa saja yang terjadi dalam organisasi
tersebut,misalnya mengadakan identifikasi masalah kasus yang sedang terjadi
dalam organisasi tersebut setiap seminggu sekali,langkah tersebut bertujuan
agar dalam organisasi tersebut tahu bagaimana menyelesaikan masalah apa saja
yang terjadi dalam organisasi tersebut.
3.
Menetapkan Perubahan
Maksudnya
adalah menetapkan suatu perubahan yang baru atau bisa dikatakan sebuah sistem
baru dalam organisasi tersebut,misalkan terjadi suatu perubahan sistem dalam
organisasi tersebut dari sistem yang lama dengan sistem yang baru dan apabila
dilihat dari kinerjanya sistem baru tersebut memang bagus dan berkembang dari
sistem yang lama,maka perubahan sistem tersebut harus ditetapkan dan
meninggalkan sistem yang lama.
4.
Menentukan Strategi
Maksudnya
adalah sebelum melangkah dan memutuskan pilihan dalam suatu organisasi
tersebut, harus ditentukan dulu matang – matang atau difikirkan terlebih dahulu
kira – kira strategi apa yang dapat memajukan sebuah organisasi tersebut.
5.
Melakukan Evaluasi
Maksudnya
adalah melakukan suatu perubahan – perubahan sikap dalam organisasi
tersebut,misalnya kita cari dulu apa yang salah dalam organisasi tersebut dan
solusi apa yang dapat menyelesaikan masalah tersebut lalu kita benarkan
kesalahan – kesalahan tersebut dan tidak akan mengulanginya lagi,itulah yang
disebut mengevaluasi.
Jadi
pada intinya organisasi itu jangan cukup puas dengan apa yang sudah di
dapat,terus mencari peluang – peluang apa saja yang kiranya dapat diminati oleh
banyak orang dan dapat memajukan organisasi tersebut,menjalin komunikasi yang
baik dan melakukan sebuah perubahan – perubahan besar yang dapat memajukan
organisasi tersebut menjadi lebih baik.
- CIRI-CIRI
DAN METODE PENGEMBANGAN ORGANISASI
Tujuan
utama Pengembangan Organisasi adalah untuk perbaikan fungsi organisasi itu
sendiri. Peningkatan produktivitas dan keefektifan organisasi membawa implikasi
terhadap kapabilitas organisasi dalam membuat keputusan berkualitas dengan
melakukan perubahan terhadap struktur, kultur, tugas, teknologi dan sumber daya
manusia.
1.
Ciri – ciri Pengembangan Organisasi.
Dengan
adanya strategi dalam organisasi terciptanya organisasi yang
efektif.Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut
:
·
Merupakan strategi terencana dalam
mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan
diagnosa yang tepat tentang permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.
·
Merupakan kolaborasi antara berbagai
pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi.
·
Menekankan cara-cara baru yang
diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja
dalam organisasi.
·
Mengandung nilai humanistik dimana
pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
·
Menggunakan pendekatan komitmen sehingga
selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi
antara berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.
·
Menggunakan pendekatan ilmiah dalam
upaya meningkatkan efektivitas organisasi.
2.
Metode Perubahan dan Pengembangan
Organisasi.
Ada
berbagai teknik yang dirancang para ahli, dengan tujuan meningkatkan kemampuan
berkomunikasi serta bekerja secara efektif, antar-individu maupun
antar-kelompok dalam organisasi. Beberapa teknik yang sering digunakan berikut
ini:
·
Sensitivity training, merupakan teknik
OD yang pertama diperkenalkan dan ayang dahulu paling sering digunakan. Teknik
ini sering disebut juga T-group. Dalam kelompok kelomok T (singkatan training)
yang masing masing terdiri atas 6 – 10 peserta, pemimpin kelompok (terlatih)
membimbing peserta meningkatkan kepekaan (sensitivity) terhadap orang lain,
serta ketrampilan dalam hubunga antar-pribadi.
·
Team Building, adalah pendekatan yang
bertujuan memperdalam efektivitas serta kepuasaan tiap individu dalam kelompok
kerjanya atau tim. Teknik team building sangat membantu meningkatkan kerjasama
dalam tim yang menangani proyek dan organisasinya bersifat matriks.
·
Survey feedback. Dalam teknik sruvey
feedback. Tiap peserta diminta menjawab kuesioner yang dimaksud untuk mengukur
persepsi serta sikap mereka (misalnya persepsi tentang kepuasan kerja dan gaya
kepemimpinan mereka). Hasil surveini diumpan balikkan pada setiap peserta,
termasuk pada para penyelia dan manajer yang terlibat. Kegiatan ini kemudian
dilanjutkan dengan kuliah atau lokakarya yang mengevaluasi hasil keseluruhan
dan mengusulkan perbaikan perbaikan konstruktif.
·
Transcational Analysis (TA). TA
berkonsentrasi pada gaya komunikasi antar-individu. TA mengajarkan cara
menyampaikan pesan yang jelas dan bertanggung jawab, serta cara menjawab yang
wajar dan menyenangkan. TA dimaksudkan untuk mengurangi kebiasaan komunikasi
yang buruk dan menyesatkan.
·
Intergroup activities. Fokus dalam
teknik intergroup activities adalah peningkatan hubungan baik
antar-kelompok.Ketergantungan antar kelompok , yang membentuk kesatuan
organisasi, menimbulkan banyak masalah dalam koordinasi.
·
Proses Consultation. Dalam Process
consultation, konsultan OD mengamati komunikasi , pola pengambilan keputusan ,
gaya kepemimpinan, metode kerjasama, dan pemecahan konflik dalam tiap unit
organisasi.
·
Grip OD. Pendekatan grip pada
pengembangan organisasi di dasarkan pada konsep managerial grip yang
diperkenalkan oleh Robert Blake dan Jane Mouton. Konsep ini mengevaluasi gaya
kepemimpinan mereka yang kurang efektif menjadi gaya kepemimpinan yang ideal,
yang berorientasi maksimum pada aspek manusia maupun aspek produksi.
·
Third-party peacemaking. Dalam
menerapkan teknik ini, konsultan OD berperan sebagai pihak ketiga yang
memanfaatkan berbagai cara menengahi sengketa, serta berbagai teknik negosiasi
untuk memecahkan persoalan atau konflik antar-individu dan kelompok.
- KEPEMIMPINAN
Kepemimpinan
adalah proses memengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya
untuk upaya untuk menciptakan tujuan organisasi. kemampuan seseorang
mempengaruhi dan memotivasi orang lain untuk melakukan sesuatu sesuai tujuan
bersama. Kepemimpinan meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan
organisasi, memotivasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan, mempengaruhi
untuk memperbaiki kelompok dan budayanya.
Tipe-tipe
Kepemimpinan
Ada
6 tipe kepemimpinan yang diakui keberadaannya secara luas.
1.
Tipe pemimpin Otokratis
Yaitu
seorang pemimpin yang otokratis adalah seorang pemimpin yang:
·
Menganggap organisasi sebagai milik
pribadi.
·
Mengidentikan tujuan pribadi dengan
tujuan organisasi.
·
Menganggap bawahan sebagai alat semata-
mata.
·
Tidak mau menerima kritik, saran, dan
pendapat.
·
Terlalu bergantung kepada kekuasaan
formalnya.
·
Dalam tindakan penggerakannya sering
mempergunakan pendekatan yang mengandung unsur paksaan dan punitif (bersifat
menghukum).
2.
Tipe Militeristis
Yaitu
seorang pemimpin yang bertipe militeristis adalah seorang pemimpin yang
memiliki sifat- sifat:
·
Sering mempergunakan sistem perintah
dalam menggerakkan bawahannya.
·
Senang bergantung pada pangkat dan
jabatan dalam menggerakkan bawahannya.
·
Senang kepada formalitas yang berlebih-
lebihan.
·
Menuntut disiplin yang tinggi dan kaku
dari bawahan.
·
Sukar menerima kritikkan dari bawahan.
·
Menggemari upacara- upacara untuk
berbagai acara dan keadaan.
3.
Tipe Paternalistis
Yaitu
seorang pemimpin yang:
·
Menganggap bawahannya sebagai manusia
yang tidak dewasa.
·
Bersikap terlalu melindungi.
·
Jarang memberikan kesempatan kepada
bawahannya untuk mengambil keputusan dan inisiatif.
·
Jarang memberikan kesempatan kepada
bawahannya untuk mengembangkan daya kreasi dan fantasinya.
·
Sering bersikap maha tahu.
4.
Tipe Kharismatis
Hingga
kini para pakar belum berhasil menemukan sebab- sebab mengapa seorang pemimpin
memiliki kharisma, yang diketahui adalah bahwa pemimpin yang demikian mempunyai
daya tarik yang amat besar dan karenanya pada umumnya mempunyai pengikut yang
jumlahnya sangat besar. Karena kurangnya pengetahuan tentang sebab musabab
seorang menjadi pemimpin yang kharismatis, maka sering dikatakan bahwa pemimpin
yang demikian diberkahi dengan kekuatan gaib (supernatural powers).
5.
Tipe Laissez Faire
Yaitu
seorang yang bersifat:
·
Dalam memimpin organisasi biasanya
mempunyai sikap yang permisif, dalam arti bahwa para anggota organisasi boleh
saja bertindak sesuai dengan keyakinan dan hati nurani, asal kepentingan
bersama tetap terjaga dan tujuan organisai tetap tercapai.
·
Organisasi akan berjalan lancar dengan
sendirinya karena para anggota organisasi terdiri dari orang- orang yang sudah
dewasa yang mengetahui apa yang menjadi tujuan organisasi, sasaran yang
dicapai, dan tugas yang harus dilaksanakan oleh masing- masing anggota.
·
Seorang pemimpin yang tidak terlalu
sering melakukan intervensi dalam kehidupan organisasional.
·
Seorang pemimpin yang memiliki peranan
pasif dan membiarkan organisasi berjalan dengan sendirinya.
6.
Tipe Demokratis
Yaitu
tipe yang bersifat:
·
Dalam proses penggerakkan bawahan selalu
bertitik tolak dari pendapat bahwa manusia adalah makhluk termulia di dunia.
·
Selalu berusaha mensinkronisasikan
kepentingan dan tujuan organisasi dengan kepentingan dan tujuan pribadi dari
para bawahannya.
·
Senang menerima saran, pendapat bahkan
kritik dari bawahannya.
·
Selalu berusaha untuk menjadikan
bawahannya lebih sukses dari padanya.
·
Selalu berusaha mengutamakan kerjasama
dan kerja tim dalam usaha mencapai tujuan.
·
Berusaha mengembangkan kapasitas diri
pribadinya sebagai pemimpin.
·
Para bawahannya dilibatkan secara aktif
dalam menentukan nasib sendiri melalui peran sertanya dalam proses pengambilan
keputusan.
- Teori Kepemimpinan
1.
Teori Sifat
Teori
ini bertolak dari dasar pemikiran bahwa keberhasilan seorang pemimpin
ditentukan oleh sifat-sifat, perangai atau ciri-ciri yang dimiliki pemimpin
itu. Atas dasar pemikiran tersebut timbul anggapan bahwa untuk menjadi seorang pemimpin yang
berhasil, sangat ditentukan oleh kemampuan pribadi pemimpin.
Ciri-ciri
ideal yang perlu dimiliki pemimpin menurut Sondang P Siagian (1994:75-76)
adalah:
·
Pengetahuan umum yang luas, daya ingat
yang kuat, rasionalitas, obyektivitas, pragmatisme, fleksibilitas, adaptabilitas,
orientasi masa depan.
·
Sifat inkuisitif, rasa tepat waktu, rasa
kohesi yang tinggi, naluri relevansi, keteladanan, ketegasan, keberanian, sikap
yang antisipatif, kesediaan menjadi pendengar yang baik, kapasitas integratif.
·
Kemampuan untuk bertumbuh dan
berkembang, analitik, menentukan skala prioritas, membedakan yang urgen dan
yang penting, keterampilan mendidik, dan berkomunikasi secara efektif.
Walaupun
teori sifat memiliki berbagai kelemahan (antara lain : terlalu bersifat
deskriptif, tidak selalu ada relevansi antara sifat yang dianggap unggul dengan
efektivitas kepemimpinan) dan dianggap sebagai teori yang sudah kuno, namun
apabila kita renungkan nilai-nilai moral dan akhlak yang terkandung didalamnya
mengenai berbagai rumusan sifat, ciri atau perangai pemimpin, justru sangat
diperlukan oleh kepemimpinan yang menerapkan prinsip keteladanan.
2.
Teori Perilaku
Dasar
pemikiran teori ini adalah kepemimpinan merupakan perilaku seorang individu
ketika melakukan kegiatan pengarahan suatu kelompok ke arah pencapaian tujuan.
Dalam hal ini, pemimpin mempunyai deskripsi perilaku:
·
Konsiderasi dan struktur inisiasi
Perilaku
seorang pemimpin yang cenderung mementingkan bawahan memiliki ciri ramah tamah, mau berkonsultasi, mendukung,
membela, mendengarkan, menerima usul dan memikirkan kesejahteraan bawahan serta
memperlakukannya setingkat dirinya.
·
Berorientasi kepada bawahan dan produksi
Perilaku
pemimpin yang berorientasi kepada bawahan ditandai oleh penekanan pada hubungan
atasan-bawahan, perhatian pribadi pemimpin pada pemuasan kebutuhan bawahan serta
menerima perbedaan kepribadian, kemampuan dan perilaku bawahan. Sedangkan
perilaku pemimpin yang berorientasi pada produksi memiliki kecenderungan
penekanan pada segi teknis pekerjaan, pengutamaan penyelenggaraan dan
penyelesaian tugas serta pencapaian tujuan.
Pada
sisi lain, perilaku pemimpin menurut model leadership continuum pada dasarnya
ada dua yaitu berorientasi kepada pemimpin dan bawahan. Sedangkan berdasarkan
model grafik kepemimpinan, perilaku setiap pemimpin dapat diukur melalui dua
dimensi yaitu perhatiannya terhadap hasil/tugas dan terhadap bawahan/hubungan
kerja.
3.
Teori Situasional
Keberhasilan
seorang pemimpin menurut teori situasional ditentukan oleh ciri kepemimpinan
dengan perilaku tertentu yang disesuaikan dengan tuntutan situasi kepemimpinan
dan situasi organisasional yang dihadapi dengan memperhitungkan faktor waktu
dan ruang. Faktor situasional yang berpengaruh terhadap gaya kepemimpinan
tertentu menurut Sondang P. Siagian (1994:129) adalah:
·
Jenis pekerjaan dan kompleksitas tugas.
·
Bentuk dan sifat teknologi yang
digunakan.
·
Persepsi, sikap dan gaya kepemimpinan.
·
Norma yang dianut kelompok.
·
Rentang kendali.
·
Ancaman dari luar organisasi.
·
Tingkat stress.
·
Iklim yang terdapat dalam organisasi.
ULASAN
TEORI DAN MENJAWAB PERTANYAAN BERDASARKAN KASUS DIBAWAH INI
Kasus
1.
Drs.Hartoyo
telah menjadi manajer tingkat menengah dalam departemen produksi suatu
perusahaan kurang lebih 6 bulan.Hartoyo bekerja pada perusahaan setelah dia
pensiun dari tentara.Semangat departemennya rendah sejak dia bergabung dalam
perusahaan.Beberapa dari karyawan menunjukan sikap tidak puas dan agresif.
Pada
jam makan siang,hartoyo bertanya kepada drs.abdul hakim,ak manajer departemen
keuangan,apakah dia mengetahui tentang semangat kerja yang rendah dalam
departemen produksi.Abdul hakim menjawab bahwa dia telah mendengar secara
informal melalui komunikasi ‘grapevine’bahwa para karyawan hartoyo merasa tidak
senang dengan pengambilan semua keputusan yang dia buat sendiri
olehnya.Dia(Hartoyo)menyatakan ‘dalam tentara,saya membuat keputusan untuk
bagian saya,dan semua bawahan mengharapkan saya untuk berbuat seperti itu.’
Pertanyaan
Kasus :
- Gaya
kepemimpinan macam apa yang digunakan oleh hartoyo? Bagaimana keuntungan
dan kelemahannya? Bandingkan motivasi bawahan hartoyo sekarang dan dulu
sewaktu ditentara.
- Konsekuensinya
apa bila hartoyo tidak dapat merubah gaya kepemimpinannya? Apa saran anda
bagi perusahaan untuk merubah keadaan?
Jawaban
:
- Menurut
saya gaya/tipe kepemimpinan yang bapak hartoyo miliki yaitu tipe
Militeristis. Pada tipe ini sangat sering menggunakan sistem perintah
dalam menggerakkan bawahannya. Pada kasus diatas telah jelas bahwa seorang
Pak Hartoyo memiliki tipe militeristis.
·
Keuntungan dari tipe kepemimpinan
militeristis yaitu keputusan dapat diambil secara tepat,dan mudah dilakukan
pengawasan kepada bawahannya.
·
Kelemahannya yaitu kurang keharmonisan
antara atasan dan bawahan,kurangnya jalinan kerjasama antara atasan dan
bawahan.
Motivasi
bawahan hartoyo sekarang dan yang lalu sangatlah berbeda jika dilihat dari
lingkungan yang saat ini dijalani oleh Pak Hartoyo. Kedisiplinan dan perintah
yang harus benar-benar dilakukan dimiliter jauh berbeda dengan di perusahaan.
- Konsekuensinya
jika Pak Hartoyo tidak merubah gaya kepemimpinannya yaitu, para
karyawan/bawahan yang dibawah pengawasan pak hartoyo akan melakukan unjuk
rasa dan semakin agresifnya para bawahan Pak Hartoyo. Saran saya untuk
bisa menjadi pemimpin yang disukai para bawahannya yaitu berusaha
mengembangkan kapasitas diri pribadinya sebagai pemimpin dan selalu
berusaha mengutamakan kerjasama dan kerja tim dalam usaha mencapai tujuan.
Referensi
:
0 comments:
Posting Komentar